会計処理を適切に行うことは、学会における各種事業を行う上でのいわば基礎となるもので、ことに法人格を持つ学会、規模が大きな学会、事業が多岐にわたる学会などでは会計業務の重要度は高く、それに伴い事務的負担も大きくなります。
まずは合理的な事務処理体制を構築することが第一ですが、適切な会計処理が行われるような内部統制の仕組を作っておくことも重要です。
従来の会計業務における課題としては、主に以下の３つが考えられます。
１．管理システムの問題
経費精算、支払、現金出納、帳簿入力、通帳記帳といったルーティンワークを確立・効率化することが必須ですが、それにはある程度のマンパワーやノウハウが必要です。
また、過去に起きた学会事務局での不正事件では、簿外預金から個人流用が行われていたケースや、業務委託先で預り金として管理され、流用されていたケースもあります。
こうした事態を未然に防ぐためには、支払のチェック、入出金の確認、預金通帳と銀行印の適切な管理など、不正を防止するための管理システムの構築があわせて不可欠です。
２．会計監査の問題
学会内部の会計監査（学会の監事による監査）では、帳簿・証憑類を全て照合・確認するケースは稀で、仮に学会事務局や業務委託先に不正や不適切な処理があった場合でも、発見は困難です。また、当然のことながら、学会の監事を務める先生方は当該領域の専門家ではありますが会計の専門家ではありません。
公認会計士監査を導入するのも一案ですが、財政上困難な場合は、学会執行部による定期的な内部監査の実施や、学会監事による監査手順の見直しなども必要かもしれません。
３．評価と情報開示の問題
税務や会計は難解という印象もあり、事務局や業務委託先に処理を任せ切って学会執行部が実態をあまり把握していないケースがままあります。健全な運営のためには、執行部による定期的なチェックと評価が重要です。
また、学会事務を外部委託する場合は、上述の内部統制はもちろんのこと、事務委託先に財務状況の開示を求め、安心して委託できる組織かどうかを定期的にチェックすることも重要です。
学会支援機構のご提案 1
学会の預金は、全て学会名義の口座で管理いたします。会計業務を承っている場合、運用口座として普通預金口座を当機構で管理させていただきますが、全ての出納記録は、定期的に預金通帳を提示して学会担当役員にご確認いただきます。
また、振込など支出については、財務担当役員の確認・許可を経て行います。
学会資金を学会専用口座で管理し、また学会執行部と情報共有することにより、透明性の高い会計処理を行います。
学会支援機構のご提案 2
学会内の会計監査にあたっては、ご依頼があれば当機構職員が必要書類を準備し、事務方として立会・ご説明いたします。
また、ご希望により、公認会計士の監査を実施いたします。各学会の会計監査業務を信頼できる同一会計事務所で行うことにより、監査費用を通常より削減いたします。
事務方のチェックや会計の専門家による監査により、会計書類を徹底的に精査してさらに透明性・適切性を高めます。
学会支援機構のご提案 3
会計帳簿・証憑書類は、学会ごとに整備・保存されており、学会執行部のご要望があれば、いつでも閲覧可能です。 また、外部事務委託機関である以上、当機構の財務状況を知っていただくことは重要です。当機構の会計についても、情報開示いたします。
情報開示を徹底することにより、学会から安心して業務をお任せいただく一助といたします。
