学会活動は主に会費収入によって成り立っています。また、会費は学会に対する会員からの貴重な投資でもあります。したがって、会費の徴収は学会事務局業務の根幹をなす業務ともいえるものですが、従来、より効果的に会費納入率を上げるための方法について充分に検討されてきたとは言い難い面があります。多くの学会で問題となっている会費納入率の低下については、以下の原因が考えられます。
１．利便性の問題
多くの学会が会費納入口座として使用するのは郵便振替口座ですが、銀行の普通預金口座の場合もあります。いずれの場合も、振込口座番号が印字された振込用紙を会員に郵送する方法が主流ですが、本人自筆の控えのコピーが届くことや、ネットワークが全国に行き渡っていることから郵便振替の方が優位であると考えられます。ただし、郵便局、銀行の両者とも金融機関の種類が限られることには変わりはなく、会員にとっての利便性にはなお改善の余地があります。
２．会費未納者の問題
会費納入率を下げる原因は、言うまでもなく会費未納者の存在です。放置しておけば年々納入率が下がるのは当然なので、事前にアナウンスの上、一定年度の滞納者を自然退会扱いとする方法が一般的です。また、自然退会とする前に請求書に警告文を同封する学会もあります。会費納入率を上げるにはそれなりに効果的ですが、アピールの仕方には更に工夫の余地があります。
３．住所不明者の問題
会員管理をする上で、住所不明者の問題は避けて通れません。宛先不明で郵便局から返送されてきた場合、再び同住所に送付するのは無駄なため、当該会員は会員登録が存在したまま住所不明者として連絡がストップし、そのうち多くは会費滞納者となって最終的には自然退会となります。特に若年層に多く、住所変更の届出を怠っているケースがほとんどと考えられます。
学会支援機構のご提案 1
会費の振込用紙には、銀行またはコンビニエンスストアと郵便局兼用のものが使用可能です。ほとんどの地域にあり日常的な利用頻度の高い銀行・コンビニエンスストア*2と全国的なネットワークを持つ郵便局の双方での振込みが可能となります。
会員の会費振込みの利便性が向上、納入率のアップにつなげます。
*2 コンビニエンストアの場合は、振り込み手数料の一部は学会負担となります。郵便振替のみ、郵便振替・銀行のみに設定することも可能です。
学会支援機構のご提案 2
会費滞納者に対しては、会費振込用紙に直接警告文を印字する。
警告文を同封した場合は見落とされるケースがあります。振込用紙への直接印字により、アピール度を高めます。
学会支援機構のご提案 3
住所不明者に関しては、宛先不明となった時点で送付先住所を切り替えます（例：自宅を連絡先にしていた場合は所属に）。また、警告文や学会・当機構のホームページアドレスを請求書に印字、ＷＥＢ会員管理システムとの相乗効果により異動連絡を促します。
住所不明者を減らし、実働会員の数を増やします。
学会支援機構のご提案 4
ＷＥＢ会員管理システムを通じて、クレジットカードよりの会費引き落としが可能です。
